Business : 5 grands avantages du secrétariat téléphonique à distance

télésecrétaire

Publié le : 30 janvier 20236 mins de lecture

Le secrétariat téléphonique à distance est une externalisation du poste de secrétaire au sein d’une entreprise. Cette solution est aujourd’hui de plus en plus proposée aux entreprises qui désirent améliorer la qualité de leur accueil téléphonique. Il consiste à confier la gestion de ce poste à un professionnel situé au niveau d’une centrale. Mais quels peuvent donc être les avantages du télé-secrétariat pour les entreprises ? Vous trouverez les réponses à cette question dans la suite de cet article.

Optimiser l’espace au sein de vos locaux

De plus en plus d’entreprises ont recours au télésecrétariat pour réduire les postes de travail au sein de leurs locaux. Pour en savoir plus, rendez-vous sur consultez cette page. Le télé-secrétariat désigne en effet une approche qui permet de confier une partie des tâches dans les bureaux de l’entreprise à des travailleurs indépendants ou à des prestataires de service.

En réalité, recruter un secrétaire standard nécessite de prévoir un cadre approprié pour lui permettre d’exercer. L’employeur doit ainsi avoir un espace dûment aménagé au sein de ses locaux avec tous les outils nécessaires pour faire le travail, notamment :

  • les bureaux ;
  • la connexion internet ;
  • l’imprimante ;
  • les téléphones ;
  • l’électricité, etc.

Il vous faudra ainsi un réel financement et de la place. Faire appel à un télésecrétaire vous dispense de tout ceci. Le travailleur est en fait installé dans ses locaux personnels et paie de lui-même ses outils et ses charges. Cela vous permet d’optimiser l’espace au sein de vos locaux pour installer d’autres postes ou des rangements.

Faire davantage d’économies dans votre business

En plus de faciliter l’optimisation de l’espace dans vos locaux, le secrétariat téléphonique à distance peut aussi se révéler avantageux pour vos finances. En réduisant les charges au sein de l’entreprise, la solution vous permet déjà de minimiser vos coûts professionnels. D’abord, vous n’avez pas à acheter les équipements qu’il faut pour faire le travail. Il n’est en outre plus question de penser aux réparations en cas de panne ou au financement de la formation des employés de ce domaine.

Que les appels soient fréquents ou non, l’externalisation du standard téléphonique au sein de votre entreprise sera plus avantageuse. Les offres des télésecrétaires sont en réalité très abordables. Ainsi, si vous recevez beaucoup d’appels, vous aurez à payer moins pour plus de travail. Mais si les requêtes ne sont pas assez fréquentes, cela vous évite aussi de prévoir un salaire fixe à la fin de chaque mois. Vous aurez à faire appel au secrétaire indépendant uniquement pour des tâches ponctuelles, ce qui permet de réduire votre budget de 30 à 60 %.

La praticité et le gain de temps proposés par la solution

Le télésecrétariat est une solution pratique. Par exemple, elle minimise les impacts du retard ou de l’absence d’un des travailleurs dans vos rangs, et réduit les charges au sein de votre entreprise. De nombreuses tâches au sein de l’entreprise comme celles du secrétariat nécessitent en effet beaucoup de temps pour être accomplies. Celles-ci fatiguent vos travailleurs et impactent aussi leurs performances.

Vous pouvez néanmoins les soulager en faisant appel aux services des structures telles que heliocall.fr. Ce sont en réalité des entreprises qui mettent à votre disposition des professionnels qualifiés pour s’occuper de votre secrétariat depuis une centrale téléphonique à distance. Ces derniers peuvent prendre en charge :

  • La téléprospection ;
  • Le SAV ;
  • La relance pour les impayés ;
  • La gestion des requêtes, etc.

Ils soulagent ainsi vos employés de certaines tâches plus ou moins chronophages et leur permettent de se concentrer sur les activités les plus importantes.

L’optimisation de l’accueil de vos clients

Au sein des entreprises qui reçoivent beaucoup d’appels, le télésecrétariat peut être d’un réel soulagement. Le télésecrétaire ici peut en fait prendre en charge certaines tâches ponctuelles. Mais, il est aussi possible de déléguer l’ensemble du poste à une structure prestataire qui a à sa disposition de nombreux professionnels qualifiés. Cela vous offre la possibilité de :

  • Optimiser la qualité de l’accueil au sein de l’entreprise ;
  • Réduire l’amplitude horaire de réponse ;
  • Améliorer la qualité des réponses apportées aux clients ;
  • Limiter le nombre d’appels sans réponse.

Tout ceci peut aussi être utile pour préserver la bonne santé de son entreprise.

L’amélioration de l’image de votre entreprise

En optant pour un secrétariat téléphonique externe, vous vous offrez une façon d’améliorer l’image de votre entreprise. Avec cette solution, chaque appel en direction de vos locaux est automatiquement transféré vers votre secrétariat téléphonique à distance. Les prises d’appels sont ainsi gérées efficacement avec un réel professionnalisme en vue d’assurer parfaitement votre relation client.

Les messages de vos fournisseurs, mais aussi ceux de vos clients sont bien enregistrés pour vous permettre de leur fournir un bon retour. Votre entreprise reste joignable 24h/24 et 7 j/7. La solution permet donc d’optimiser l’expérience de vos clients et fournisseurs. Ceux-ci peuvent en fait trouver des réponses à chacune de leurs préoccupations, ce qui améliore la qualité de vos services et donc l’image de votre entreprise.

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